Per Business Process Improvement o BPI s’intende il sistematico approccio all’organizzazione di un’azienda volta a ottimizzare i processi. L’obiettivo è raggiungere i migliori risultati di efficienza.
Adottando il BPI si possono ridurre i costi e la tempistica al 90% nel ciclo di vita, con la qualità che viene migliorata del 60%.
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Cos’è il Business Process Improvement?
Il Business Process Improvement può essere utilizzato da un’azienda, da un ente governativo, da un’organizzazione non-profit e da altre.
È la prima metodologia che incentra il suo lavoro sui processi in quanto servizi. Sviluppata da IBM negli anni ’80, l’obiettivo era di migliorare notevolmente i processi aziendali mettendoli in paragone con quelli produttivi.
I punti chiave del Business Process Improvement sono i seguenti:
definire finalità e obiettivi;
individuare e definire i clienti;
allineare i processi di business per creare obiettivi aziendali in base al miglior percorso di efficienza.
Il BPI si pone come obiettivo quello di modificare in modo radicale le prestazioni di un’organizzazione, invece di effettuare modifiche incrementali.
Quali sono i ruoli dei dipendenti all’interno del BPI? Vediamolo di seguito.
Il ruolo dei dipendenti all’interno del BPI
I ruoli dei dipendenti all’interno del Business Process Improvement sono i seguenti:
Business Leader;
Process Owner;
Operational Manager;
Process Operator.
Ognuno di questi ruoli possiede responsabilità uniche, ma alla fine lavorano insieme come sistema unico. Di seguito parleremo del Business Leader.
Il Business Leader è chiamato a creare un piano di business, oltre che alla pianificazione delle necessarie risorse per fare ottenere all’azienda un grande successo.
Le sue responsabilità sono le seguenti:
Plan: oltre a creare gli obiettivi di business, li fa propri. Prima, però, entri in causa il senior leader, che deve capire quali sono le esigenze dei clienti, dei fornitori, degli azionisti, dei dipendenti e della community, ma anche la concorrenza, l’ambiente economico, politico, legale e sociale in cui avviene il business. Il Business Leader traduce poi questi bisogni in obiettivi di performance.
Do: deve comunicare all’azienda quali sono i piani di business e come bisogna raggiungerli.
Check: deve analizzare a cadenza periodica i dati inerenti ai risultati di business per poi utilizzarli come metro di valutazione della capacità dell’azienda di raggiungere i suoi obiettivi.
Act: è responsabile della creazione di modalità per affrontare al meglio i problemi di performance emersi durante l’analisi dei dati di business a livello prestazionale.
Nel prossimo paragrafo parleremo del Process Owner.
Il Process Owner
Il Process Owner progetta i progetti utili per raggiungere gli obiettivi che sono stati enunciati nei piani di business dal Business Leader.
Inoltre è chiamato a creare, ad aggiornare e ad approvare le procedure, le istruzioni di lavoro e i protocolli per supportare il processo.
Sovente, il Process Owner hanno come supporto un team di sviluppo del processo per raggiungere una performance elevata.
Questa figura è l’unica che può apportare modifiche ai processi, oltre che gestire tutto il ciclo di miglioramento per garantire che le prestazioni siano efficienti.
Dopo il Process Owner, arriva l’Operational Manager: vediamo quali sono le sue responsabilità.
L’Operational Manager
L’Operational Manager è chiamato a riunire insieme i processi e le risorse che servono per raggiungere gli obiettivi di business che il Business Leader ha creato.
Collaborando con il Process Operator, crea gli obiettivi di performance a favore dei dipendenti sotto la sua supervisione.
Vediamo di seguito le responsabilità del Process Operator.
Il Process Operator
Il Process Operator deve sia imparare i processi che eseguirli. Questi processi sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi di business che il Business Leader ha creato. Collaborando con l’Operational Manager, crea gli obiettivi di performance.
Gli obiettivi strategici aziendali devono essere in grado di fornire fin da subito la direzione chiave alla BPI. Un adeguamento questo da determinare tramite precisi programmi di marketing integrativi, tipo una scheda di valutazione.
Le esigenze dei clienti vanno sempre prese in considerazione, perché i loro bisogni mutano continuamente. Quindi i processi di business vanno adeguati di conseguenza, in modo che i clienti siano pienamente soddisfatti.
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