Lo Smart Working è un nuovo modello di lavoro che si avvale del sostegno delle nuove tecnologie per rendere più flessibile il lavoro.
Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano lo Smart Working è: “Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
In sostanza quando il lavoratore sceglie questa modalità di lavoro può scegliere liberamente il luogo da cui svolgere le sue mansioni e gli orari in cui svolgerle.
Lo Smart Working si traduce con lavoro intelligente poiché la sua graduale introduzione sta mettendo in discussione il modello tradizionale, cioè il lavoro in cui ci si deve recare per forza in un luogo stabilito per un certo numero di ore, senza tener conto del tempo effettivo che occorre al lavoratore per ulimare le sue mansioni.
Grazie al sostegno delle nuove tecnologie, con lo Smart Working è possibile portare a termine i propri compiti ottimizzando i tempi in cui viene svolto e con una maggiore qualità, migliorando allo stesso tempo la qualità di vita del lavoratore.
Nel nostro Paese lo Smart Working ha conosciuto larga diffusione durante lo stato di emergenza a causa della pandemia da Coronavirus e ha garantito la sopravvivenza a molte imprese che altrimenti avrebbero conosciuto gravi difficoltà, ma spesso è stato confuso con il telelavoro. Tra i due tipi di lavoro c’è una grande differenza: se il lavoro intelligente si basa sul raggiungimento di obiettivi su cui il lavoratore può lavorare quando e dove vuole, il telelavoro prevede comunque una giornata lavorativa di 8 ore, anche se non in ufficio.
Differenza tra Smart Working e Hard Working
Per ottenere successo nel proprio lavoro c’è bisogno di impegnarsi molto, ma molte persone sono convinte che lavorare voglia dire sacrificare il proprio tempo e trascorrere le giornate in ufficio. Ma se c’è la possibilità di lavorare solo 6 ore invece di 8 e raggiungere lo stesso obiettivo vuol dire che non si è lavorato abbastanza?
C’è bisogno di comprendere che si può lavorare duramente anche da remoto, utilizzando la quantità di tempo necessaria in modo produttivo e usare il tempo rimanente per sé stessi o per un nuovo progetto.
La differenza con l’hard working è che quest’ultimo guarda solo alla quantità di lavoro, per la quale è necessario molto tempo e tanta fatica, senza tener conto della qualità della vita dei lavoratori che spesso si sentono insoddisfatti.
Grazie allo Smart Working si predilige la qualità del lavoro svolto, ottimizzando i tempi attraverso l’impiego di nuovi metodi lavorativi: i lavoratore sarà più felice e, di conseguenza, più produttivo.
Quali sono i vantaggi per le aziende?
Vediamo insieme quali sono i vantaggi di cui le aziende possono godere grazie all’introduzione dello Smart Working:
Aumento della produttività: una migliore organizzazione degli obiettivi e del tempo garantiscono risultati migliori.
Indipendenza del lavoratore: potendo gestire il proprio lavoro e il proprio tempo, il lavoratore si sentirà più responsabilizzato.
Risparmio di denaro: con la riduzione dell’uso di locali fisici, l’azienda può abbattere i costi di attrezzature ed utenze.
Soddisfazione personale del lavoratore: il lavoratore potrà migliorare la qualità della sua vita perché avrà la possibilità di far conciliare la sua vita lavorativa con quella privata.
Coesione aziendale: il lavoratore apprezzerà un’azienda che gli concede la possibilità d decidere quando e dove svolgere il proprio lavoro senza costrizioni.
Per avviare questo processo c’è bisogno di stabilire degli obiettivi chiari e condivisi e dell’utilizzo di strumentazione tecnologica.
Quali gli svantaggi?
Ovviamente lo Smart Working può portare anche degli svantaggi.
Ecco quali possono essere:
Confusione tra vita privata e vita lavorativa: non esistendo più una distinzione di spazi, le due sfere potrebbero confondersi tra di loro.
Riduzione della produttività: alcuni lavoratori potrebbero ridurre la quantità di lavoro non avendo alcun controllo da parte dell’azienda.
Problemi di comunicazione: possono verificarsi ritardi nella comunicazione dovuti al fatto di non trovarsi fisicamente nello stesso ambiente.
Isolamento del lavoratore: non avendo contatti diretti con i colleghi, il lavoratore potrebbe non riconoscersi più nell’azienda.
Informazioni incomplete: la possibilità di trasferimento delle informazioni diminuisce poiché i lavoratori non si trovano nello stesso luogo.
Questi svantaggi possono presentarsi se non si sa organizzare in maniera produttiva lo Smart Working. Ma puoi risolvere questi problemi grazie all’aiuto delle ultime tecnologie che possono eliminare quasi tutti questi problemi, soprattutto quelli che riguardano la comunicazione e il trasferimento di informazioni.
Lo Smart Working è una caratteristica aziendale sempre più richiesta negli ultimi anno: implementarle nella tua impresa la renderà competitiva sul mercato.
Lo Smart Working è davvero una necessità?
La possibilità di lavorare fuori dall’ufficio è una grossa opportunità per bilanciare la propria vita personale con quella lavorativa. Il raggiungimento di questo equilibrio e la libertà di azione che dona lo Smart working, permette al lavoratore di fornire prestazioni migliori.
Infatti, sebbene durante la pandemia si sia verificato un aumento esponenziale, già in precedenza, secondo i dati raccolti dall’Osservatorio Smart Working si era registrato un aumento del 20% di smart worker rispetto al 2018.
Sempre secondo i dati dell’Osservatorio, oltre alle aziende di vario livello, anche le Pubbliche Amministrazioni avevano già introdotto lo Smart working in alcune aree. Il 33% degli smart worker risultavano lavoratori con altro engagement contro il 21% dei lavoratori tradizionali; il 31% degli smart worker era soddisfatto del rapporto con i colleghi contro il 23% dei lavoratori tradizionali; il 25% era soddisfatto del rapporto con il capo contro il 19% degli altri lavoratori.
Tra le aziende interpellate il 78% aveva deciso di introdurre lo Smart Working per migliorare la qualità della vita dei lavoratori, il 59% per migliorare l’engagement e attrarre nuovi talenti e il 43% per introdurre una nuova modalità di lavoro centrata sul raggiungimento degli obiettivi.
In seguito, a causa dello scoppio della pandemia, il 68% dei lavoratori ha potuto continuare a svolgere le proprie mansioni da remoto secondo dati dell’Osservatorio Smart Working.
Inoltre, secondo un dato raccolto da FPA il 93% dei lavoratori vorrebbe continuare con lo Smart Working.
Proprio il periodo pandemico ha dimostrato l’importanza, per le aziende, di poter fornire risposte immediate a problemi improvvisi.
Aumentare la produttività del tuo team in Smart Working
Per implementare lo Smart Working c’è bisogno di utilizzare le nuove tecnologie per sostenere il lavoro a distanza e per limitarne gli svantaggi.
Ma è necessario anche sviluppare una strategia che aiuti tutto il team a lavorare meglio. E’ molto importante sviluppare metodi che semplifichino la comunicazione a distanza e supportare coloro che hanno bisogno di aiuto con la tecnologia.
Qui ci sono alcuni consigli per permettere al tuo team di lavorare in maniera produttiva:
Mantieni la comunicazione.
Durante lo Smart Working la comunicazione può non essere immediata come quando ci so trova in due uffici attigui, ma passa attraverso l’utilizzo di altri strumenti. E, da leader, sta a te fornire degli strumenti per mantenere costante la comunicazione durante le ore di lavoro. Online esistono molti strumenti che offrono la possibilità di comunicare istantaneamente, di usare calendari condivisi e di lavorare contemporaneamente ad uno stesso documento. Incoraggia l’utilizzo di piattaforme utili alle attività che si stanno svolgendo e organizza attività di allineamento per il tuo team: possono essere call di gruppo per lavorare insieme ad un progetto o delle riunioni periodiche. Mantieni questi canali sempre attivi in modo che i tuoi collaboratori possano sempre usufruirne positivamente.
Definisci processi e obiettivi.
Ogni lavoratore ha bisogno di obiettivi definiti verso i quali indirizzare i propri sforzi produttivi per evitare di disperdere energie in operazioni inutili. Ma scopi chiari sono ancora più importanti se parliamo di Smart Working: in ufficio si possono ricevere in qualsiasi momento dei compiti da svolgere mentre da remoto il lavoratore deve organizzarsi in maniera autonoma senza supervisione.
Fornisci obiettivi chiari per fornire una direzione all’operato del lavoratore e fissa un termine per il loro raggiungimento in modo da responsabilizzarlo.
I lavoratori otterranno così autonomia e tu non dovrai supervisionare ogni passaggio. Il lavoro andrà avanti in maniera fluida e tu potrai concentrare i tuoi sforzi su altri progetti per far crescere l’azienda.
Unifica i tuoi sistemi.
Per garantire la possibilità di lavorare in maniera ottimale c’è bisogno di molti strumenti che svolgo le più diverse funzioni. Cerca di unificare i sistemi e non usare servizi di cui non hai davvero bisogno. Esistono numerose aziende che hanno creato dei sistemi che, su un’unica piattaforma, offrono più servizi in modo da garantire un lavoro più semplice e una collaborazione più immediata.
Se fornisci al tuo team tutti gli strumenti necessari a svolgere le loro mansioni, le loro prestazioni migliorano e la tu azienda ne trarrà beneficio.
Fornisci una formazione adeguata
Per ricorrere allo Smart Working c’è bisogno di specifiche conoscenze e competenze perché si possa svolgere il proprio lavoro al meglio. Quindi, oltre che scegliere personale qualificato al momento dell’assunzione, fornisci una costante formazione che permetta al tuo team di sfruttare al massimo il proprio potenziale grazie all’ E-learning: crea dei corsi online che possono essere seguiti da remoto. Puoi anche scegliere di creare una piattaforma di E-learning che appartenga alla tua azienda in modo da poterlo modificare ed adattare ad ogni esigenza specifica.
Caratteristiche delle aziende che fanno Smart Working
Le aziende che scelgono di fornire la possibilità dello Smart Working di distinguono dalle altre per il proprio mindset improntato alla voglia di innovare e sperimentare nuovi modi di lavorare e vivere.
Queste aziende, quindi, sono aggiornate da un punto di vista tecnologico, garantiscono la giusta formazione ai propri dipendenti e danno importanza l benessere del singolo lavoratore. Un’azienda che prevede lo Smart Working è attenta al coinvolgimento dei lavoratori nell’azienda e alla creazione di una buona relazione, anche umana, con il capo perché tutti qusti elementi generano una maggiore soddisfazione nel lavoratore che fornirà una migliore prestazione lavorativa.
Lo Smart Working è davvero il futuro?
Secondo uno studio condotto da Eurofound, in molti paesi come USA, Finlandia, Giappone, Svezia e Paesi Bassi lo Smart Working è già molto diffuso, mentre L’Italia è all’ultimo posto con la più bassa percentuale di lavoratori da remoto.
Però anche nel nostro Paese ci sono dei segnali di cambiamento in tal senso: nel Jobs Act, la lege 81/2017, ha nel testo “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”. Grazie a questa legge lo Smart Working è stato regolato in Italia.
Questo capo della legge ha stabilito che il lavoro agile diventasse una nuova tipologia contrattuale che garantisse flessibilità negli orari e nella sede, con un maggiore utilizzo di strumentazione tecnologica.
Il 56% delle grandi aziende, il 12% delle piccole e medie imprese e il 16% delle Pubbliche Amministrazioni hanno subito avviato delle modifiche in tal senso, secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working.
Anche se in ritardo, però, anche in Italia lo Smart Working sta iniziando ad avere maggior considerazione sia a livello di legge che umano.
