Manuale operativo: cos’è, quanto costa e perché crearlo ad hoc per gestire il tuo franchising

manuale operativo

“Manuale operativo: cos’è, quanto costa e perché crearlo ad hoc per gestire il tuo franchising”

Oggi voglio parlarti di una questione davvero molto importante per il tuo franchising: il manuale operativo

È un punto che abbiamo toccato altre volte, ma adesso è arrivato il momento di approfondire il tema in maniera più specifica.

Voglio partire affrontando questi punti:

Analizzerò con te anche le differenze in base alla tipologia di attività: se hai un’attività molto piccola (bar, rosticceria) il manuale sarà decisamente diverso da quello per un’attività che richiede investimenti più alti.

Ecco perché voglio parlartene: sono molte le domande e oggi voglio sciogliere tutti i nodi al pettine per darti una prospettiva nuova e più chiara.

Che cos’è il manuale operativo per il franchising?

In sintesi, il manuale operativo è il cuore di ogni progetto di franchising: senza manuale non c’è il franchising. Nel manuale operativo raccogli tutto il know how franchisingovvero: tutta l’esperienza che hai acquisito nello svolgere l’attività che vuoi trasformare in franchising.

Il know how raccoglie errori e soluzioni che hanno caratterizzato il tuo percorso. In questo modo puoi ottimizzare i tuoi metodi e capire cosa funzioni e cosa no.

Devi sapere che per la legge italiana il manuale operativo deve essere frutto di sperimentazione, intuizione e non facilmente reperibile attraverso il web.

Il manuale operativo racchiude tutti i passaggi da quando alzi la saracinesca la mattina a quando la richiudi la sera: tutto ciò che succede in questo arco di tempo deve essere riportato nero su bianco e inserito nel tuo manuale.

Scrivere un manuale operativo per il franchising: perché serve e come si fa

Ma… come si scrive un manuale operativo per la tua attività di franchising?

So bene che te lo stai chiedendo, perché me lo sono chiesto anche io ai tempi!

Bene, iniziamo dalle basi: devi partire creando un indice.

L’indice è un elenco di attività che devi inserire in maniera “automatica” e che deve comprendere i seguenti punti:

Questi sono i punti che accomunano tutti i manuali operativi. Poi, ci sono dei punti più specifici che variano da attività ad attività, ma non temere perché continuando a leggere capirai cosa intendo.

Molto spesso, per risparmiare, gli imprenditori scelgono di creare un manuale operativo home made: prendono parti di manuali qua e là, scopiazzano in giro e pensano di aver creato un valido manuale operativo low cost.

L’unica pecca (e non da poco!) di questa strategia è che se il tuo affiliato va in difficoltà… tu andrai letteralmente nel panico. Non hai un team di soccorso che possa intervenire e il tuo affiliato andrà all’avvocato: si farà dare il tuo manuale operativo e il tuo contratto di franchising (contratto di affiliazione commerciale) e chiuderà il rapporto lavorativo.

Se non hai tracciato nero su bianco sul tuo manuale tutti i consigli che hai dato durante la formazione ai tuoi affiliati non potrai MAI vincere la causa contro chi vuole abbandonarti. Non hai nessuna prova di avergli detto come agire in caso di difficoltà.

Ecco perché scrivere un manuale operativo completo in ogni sua parte è un aspetto di fondamentale importanza:

Senza guida ogni affiliato rischia di sviluppare l’abitudine che gli è più comoda, ma che non aiuta te. Per questo è molto importante stabilire dall’inizio quali siano le regole da seguire e quali le procedure.

Vediamo quindi praticamente come scrivere un manuale operativo

 

Per la realizzazione del manuale operativo vengono effettuate le seguenti attività:

  1. Presentazione al cliente del manuale operativo (cos’è un manuale operativo e quali attività saranno necessarie)
  2. Conoscenza iniziale e generale del format attraverso il colloquio col cliente
  3. Redigere la bozza dell’indice generale
  4. Sottoporre la bozza dell’indice al cliente per eventualmente modificare e/o completare
  5. L’indice definito consente di iniziare a calendarizzare le attività necessarie alla presa dei contenuti
  6. Effettuare video-call col cliente per singoli temi
  7. Utilizzare i contenuti delle call per alimentare paragrafi e capitoli
  8. Effettuare giornate di lavoro necessarie presso il punto vendita del cliente per la presa dei contenuti attraverso la visione delle procedure operative (scattare foto se necessario)
  9. Utilizzare i contenuti delle giornate presso il punto vendita per alimentare paragrafi e capitoli
  10. Man mano che si realizzano paragrafi e capitoli inviarli al cliente per avere il suo feedback in merito
  11. Sulla base del feedback ricevuto dal cliente effettuare le eventuali modifiche
  12. Continuare con le attività dei punti dal 6 al 11 fino al completamento del manuale

Manuale operativo vs mansionario: che differenza c’è?

Spesso succede questo: molti confondono il manuale operativo con il mansionario.

Quest’ultimo riguarda le mansioni che ogni dipendente deve ricoprire: è essenziale che tutto sia specificato e chiaro, ma il mansionario resta sempre e soltanto una parte integrante del manuale.

Il vero e proprio manuale operativo non è solo un elenco di cose da fare: 

è una guida che il franchisee deve utilizzare per rispettare le regole del tuo franchising, è una mappa che permette di capire come orientarsi in ogni fase. 

Comprende:

  • Quali sono le responsabilità e i ruoli;
  • La parte che riguarda l’inizio dell’attività: 
    • Come aprire;
    • Che tipologia di società è più adatta;
    • Qual è l’oggetto sociale.

Questi dettagli vengono spesso sottovalutati, ma sono le fondamenta della tua azienda e… se manca anche solo un mattone, rischi di far crollare tutto.

Il mansionario prevede delle linee guida e delle procedure che vengono inserite all’interno del manuale operativo, ma NON rappresenta né può sostituire il manuale operativo.

Quanto costa realizzare un manuale operativo per il franchising?

Partiamo da un esempio: se hai un’attività di servizi che mette in contatto il cliente con il fornitore di un servizio, servirà un manuale operativo minimo. Al contrario, se hai un’attività che si occupa di ristorazione il tuo manuale operativo sarà decisamente più corposo per affrontare ogni singola sfaccettatura della tua attività.

Queste differenze generano, ovviamente, costi diversi. Non c’è una regola o un costo fisso per realizzare un manuale operativo: in base alla tua attività, puoi dover sborsare poche migliaia di euro, ma anche mooolte migliaia di euro!

L’importante è questo: affidati a un consulente (e Reting è qui anche per questo) che ti spieghi perché ci sono questi costi e come confrontare la veridicità del preventivo affinché si trasformi nel manuale operativo valido ed efficiente che la tua attività necessita.

Per questo ora voglio spiegarti:

Ti faccio questo esempio. Hai una caffetteria, ti occupi solo di questo: il tuo manuale operativo non sarà di diecimila pagine! In questo caso, il costo del tuo manuale operativo non sarà troppo alto: non stai inventando nulla, stai solo spiegando in questo manuale come preparare il caffè.

Se invece la tua caffetteria ha qualcosa di interessante, è nata da esperimenti e intuizioni, significa che hai una marcia in più rispetto a una caffetteria comune. Immagina, ad esempio, di avere una ricetta segreta per il caffè (la tua leva differenziante): questo, come avrai intuito, dovrà essere ben specificato e comporta la creazione di un manuale operativo più corposo!

Il manuale operativo rappresenta un’informazione importante, un valore aggiunto, ed è per questo che i costi sono molto variabili: possono partire da 12 a 24 mila euro, con dei tempi di stesura che vanno da 4 a 8 mesi. 

È un lavoro che viene fatto in base al tipo di attività, con diversi gradi di difficoltà. 

Chi se ne occupa dovrà essere fisicamente presente all’interno del locale per verificare tutte le procedure. Spesso, infatti, succede questo: si riscontrano delle problematiche o degli intoppi che portano a modificare una procedura piuttosto che un’altra, e ogni scelta deve essere spiegata nel manuale.

Per questo è molto importante che il tuo affiliato studi il manuale operativo che hai creato: solo così potrà rispettare il tuo lavoro e comprenderne l’importanza.

Per concludere, voglio passarti un’informazione relativa alla mia esperienza lavorativa che mi ha portato a creare un estratto del manuale operativo. 

Mi sono reso conto che quando apri una nuova attività hai sempre mille cose da fare e il franchisor dà per scontato che il franchisee le sappia. In realtà, spesso prima di aprire ci si scontra perché l’affiliato non ha capito esattamente cosa deve fare. 

Ebbene, l’estratto serve a questo: da quando il franchisee firma il contratto a quando aprirà il punto vendita, nell’estratto ci saranno le indicazioni per sviluppare tutto ciò che deve essere fatto nella maniera più veloce e con i ruoli di ciascuno definiti e precisi. Potremmo descrivere l’estratto come un piccolo manuale “salvavita” per evitare le incomprensioni e velocizzare i processi per dare il via alla nuova attività in franchising!

Manuale Operativo Pdf

Clicca qui sotto per vedere l’esempio di un Manuale Operativo franchising in pdf di un’attività di ristorazione.

Manuale operativo pdf

Guida franchising

Il Manuale Operativo, però, da solo non basta, hai bisogno di una vera e propria guida per gestire il franchising. Questa guida rappresenta ciò che ti permetterà di gestire il franchising in modo tale che ogni punto affiliato performi e che si crei una rete di successo.

La guida franchising è composta da più elementi che insieme prendono il nome di Sistema Operativo, e sono: 

Il Sistema Operativo è ciò che utilizzano i grandi brand in franchising come McDonald’s. La loro espansione vincente in ogni punto del mondo, infatti, non è un caso, ma nasce da un attento sviluppo di un sistema operativo che supporta l’intera rete.

Limitarsi ad un Manuale Operativo, quindi, non ti permetterà di ottenere lo sviluppo franchising sperato, soprattutto se il tuo sogno è quello di aprire migliaia di punti vendita in tutto il mondo.

Il franchisor, infatti, non riuscirebbe a controllare una rete così grande senza l’utilizzo di un Sistema Operativo! 

Se vuoi quindi scoprire come creare una rete di successo se il tuo punto vendita abbia già tutte le carte in regola per diventare un punto pilota e permetterti di cominciare la tua attività di franchising, clicca qui sotto.

Troverai un questionario che ti aiuterà a comprendere i segreti del franchising e a capire se la tua attività possa essere trasformata in un punto pilota, grazie a una consulenza specializzata.

questionario per diventare un franchisor

Affidati a Reting, la società di consulenza per sviluppo franghising n°1, dalla quale troverai tutte le informazioni che ti servono per volare sempre più in alto.

A presto!

Enrico Tosco.